Un buen software de gestión hotelera es importante en muchos sentidos, ya que es el que permite que los funcionarios puedan trabajar con agilidad y comodidad, es también el que debe facilitar el control del hotel y generar informes con facilidad, sobre la ocupación actual del hotel, sobre las reservas, sobre el stock en los almacenes, y sobre la facturación y contabilidad de la empresa. Por eso es tan importante tomar una buena decisión al momento de elegir un software para la gestión de un hotel; el programa debe cumplir varias funciones al mismo tiempo, permitiendo mejorar la atención al cliente y la calidad del servicio.

Usabilidad: interface con el usuario.

Este es el primer punto importante a tener en cuenta al seleccionar un programa de gestión hotelera. La interface con el usuario debe ser intuitiva, práctica, de fácil manejo. Lo ideal es que desde una misma pantalla se pueda acceder a la visualización del estado actual de las habitaciones, pudiendo también cambiar el estado de las mismas, agregando o quitando reservas. En resumen, el programa debe ser sencillo, para que los funcionarios puedan aprender su manejo rápidamente, siendo fácil y práctico su uso.

Funciones que abarca el programa.

También hay que tener en cuenta la cantidad de funciones con que cuenta el programa. Hoy en día existen programas muy completos, divididos en módulos para las diversas funciones. Muchos de estos programas incluyen módulos para la gestión de uno o varios restaurantes dentro del hotel, módulos para el registro de llamadas telefónicas, para la facturación e incluso para llevar la contabilidad del establecimiento. Es buena idea elegir un programa que cubra todas estas funciones.

Soporte técnico.

Además, también hay que tener en cuenta el soporte técnico que ofrece el proveedor del sistema, ya que es importante que el personal sea debidamente entrenado, y que ante cualquier duda o problema, haya soporte técnico disponible, por parte de la empresa proveedora del software.

Niveles de acceso.

Todo buen programa debe ofrecer la posibilidad de acceder al mismo a través de distintos usuarios, con diferentes niveles de acceso al programa, de manera que los funcionarios de cada área puedan acceder a distintas pantallas, módulos o funciones del programa, mientras que el usuario administrador tiene privilegios de acceso a otras funciones.

Flexibilidad en su configuración.

Es importante tener en cuenta que un programa de gestión hotelera debe permitir la configuración de diversas funciones e informes de acuerdo a las necesidades del hotel. Los tiempos en que el programa cambia el estado de las habitaciones, los ítems incluidos en diferentes informes del programa, deben ser configurables por el usuario, para que el software realmente se adapte a las necesidades de cada hotel en particular.

Reservas online.

La tendencia en la industria del turismo indica que cada vez mayor cantidad de personas preparan sus viajes y realizan las reservas correspondientes a través de Internet. De acuerdo con esto, es de fundamental importancia que el software de gestión hotelera instalado permita la conexión con otro programa de reservas online o bien incluya esta función. Es importante que el cliente que accede a la página web del hotel pueda realizar la reserva online y que la información sea trasladada al programa central en tiempo real.

Precio.

No es buena idea elegir un programa de gestión hotelera sólo por su bajo precio. Hay que tener en cuenta todos los consejos descritos más arriba, ya que de ello depende la funcionalidad del programa, que debe estar orientada a mejorar el servicio. Lo mejor es elegir un programa con una buena relación calidad-precio, dentro de las posibilidades económicas de la empresa.