Correos de confirmación: Cómo diseñarlos y que datos incluir

Correos de confirmación Cómo diseñarlos y que datos incluir
Tiempo de lectura: 6 minutos

En nuestra industria o mejor dicho, incluso en nuestra vida diaria, los correos electrónicos de confirmación son muy comunes. Solo si desea confirmar que los servicios y productos por los que ha pagado son válidos. Al final, esto se convierte en parte de la experiencia de su huésped. Por lo tanto, enviar correos electrónicos de confirmación de reserva de hotel a sus huéspedes debe ser su máxima prioridad.

Importancia del correo confirmacion

En hotelería, el correo electrónico de confirmación de la reserva también se denomina comprobante de reserva de hotel. Como su nombre indica, estos correos electrónicos o cupones son recibos que se proporcionan a los huéspedes como un respaldo de los servicios por los que pagaron.

¿Cuál es el correo electrónico de confirmación de reserva de hotel?

El correo de confirmación de reserva de hotel es una confirmación de reserva emitida por el hotel al huésped. Normalmente, casi todos los hoteles enviarán a los huéspedes un vale de reserva. Sin embargo, algunos hoteles creen que esto no es importante y, en gran medida, ignoran este aspecto de una buena experiencia de cliente. Aunque la persona que envía el correo electrónico de confirmación de la reserva no incluye todos los parámetros necesarios, estos pueden afectar la experiencia del huésped.

¿Por qué es importante enviar comprobantes de reserva de hotel?

La razón es simple y clara.

¡Porque tus invitados lo esperan!

Cuando pides algo en línea, también debes pedirle confirmación al proveedor de servicios. ¿correcto? Lo mismo es cierto para sus invitados.

Para paz mental

Ésta es la razón más básica. Les aseguras que la reserva o reserva es correcta.

Mejore la experiencia de sus huéspedes

Crea la impresión de que te preocupas por tus invitados. Además, es la primera plataforma para interactuar con los huéspedes

Promocione en secreto sus servicios adicionales

El correo electrónico de confirmación de la reserva nunca quedará sin abrir. Básicamente, a través de este correo electrónico, obtendrá una excelente oportunidad para promocionar otros servicios del hotel.

Por lo tanto, no debe tratar estos correos electrónicos de confirmación como un elemento pequeño en la gestión del hotel. Son tan importantes como cualquier otra cosa que haga para mejorar la experiencia del huésped.

Y, si no envía esto, ¡comience a enviarlo hoy mismo!

¿Qué debe incluir en el correo electrónico de confirmación de su reserva de hotel?

Bueno, honestamente, ¡esto no es ciencia espacial! Hay algunas cosas que debe considerar al desarrollar su bono de reserva.

Primero, comience con gratitud. Gracias por elegir un hotel. Segundo, llámalos por su nombre. ¡Ahora entramos en la parte importante! Recuerde, el objetivo principal es asegurar los detalles. Por lo tanto, asegúrese de agregar todos los detalles requeridos al correo electrónico de confirmación de la reserva de su hotel.

1. Información requerida

Asegúrese de que no falte nada. Los siguientes son los detalles que debe incluir en cada bono de reserva:

  • Número de reserva.
  • Fecha de reserva.
  • Nombre del cliente.
  • Detalles del  huesped.
  • Número de habitaciones.
  • Tipo de habitación.
  • Fecha de llegada y salida
  • Número de noches
  • Factura claramente explicada: indique claramente el monto del depósito y el monto restante. (No olvide agregar detalles de impuestos y otras tarifas adicionales).
  • Como llegar a tu hotel
  • Mencione sus preferencias especiales (¡si las hay!)
  • Política de cancelación
  • Datos de contacto del hotel
  • Redes sociales de su hotel
  • Fotografías de su hotel (habitación, áreas comunes)

Tenga en cuenta que los detalles que mencioné a continuación no son obligatorios, pero le sugiero que los agregue. Sin embargo, puede incluirlos cuando sea conveniente.

2. Informarles de las ofertas, promociones y promociones vigentes.

Por lo tanto, puede incluir códigos promocionales para estas promociones en su bono de reserva. Puede marcarlos en el encabezado (banner). A continuación se muestran algunos ejemplos de incentivos que puede ofrecer: 50% de descuento en servicios de spa. (Válido hasta el 30 de septiembre) Use el código: SPA50.

Promociones
Ejemplo de promoción

Oferta de verano: 35 de descuento en recogida y entrega (válido hasta el 1 de noviembre) Use el código: PD35

Si tiene una oferta de descuento para complementos y servicios, menciónelo también.

3. Enumere sus servicios adicionales

Debe proporcionar muchos servicios adicionales como banquetes, salas de reuniones, spas y gimnasios. Luego agrégalos a tu correo electrónico de confirmación y hazles saber a tus invitados lo que tienes para ofrecer además del alojamiento.

Si ofrece servicios adicionales como recogida y devolución o alquiler de coches, agréguelos también.

Servicios adicionales

Considere el siguiente escenario: Suponga que recibió una reserva grupal de una familia de 5. Como sabes, el transporte es uno de los mayores problemas a la hora de viajar.

En ese caso, si reciben su comprobante de reserva que menciona las instalaciones de recogida y devolución, ¡imagínese lo conveniente que sería para ellos! Ellos seleccionarán inmediatamente su vehículo de recogida. De esta forma, puede mejorar y ofrecer una mejor experiencia al cliente.

4. Mencione su restaurante / cafetería / bar

Si tiene un restaurante, cafetería, bar, agregue sus datos al correo electrónico de confirmación o al vale. Nada llama más la atención de la gente que la palabra "GRATIS". Haga que sigan las cuentas de redes sociales de su hotel, etiqueten su hotel, menciona a tres amigos y regale algo. Podría ser así:

Restaurante o bar

Obtenga nuestro famoso café de avellanas GRATIS con una tradicional galleta de terciopelo rojo que nos muestra un poco de amor.
Síganos en (enlace a su plataforma de redes sociales) Etiquetanos en su historia Eso es todo.

De esta manera definitivamente visitarán tu bar, cafetería o restaurante. ¡Y es probable que regresen!

5. Pregunte por sus preferencias especiales

Como dije antes, la personalización es clave. Cada individuo tiene sus propias preferencias. Obviamente, un hotel no puede acomodarlos a todos. Sin embargo, podría considerar preguntar por sus preferencias y al menos intentar acomodarlos tanto como sea posible.

  • Cualquier aroma especial

  • Preferencias de alimentos y bebidas

  • Cualquier artículo de tocador especial

  • Periódicos locales e internacionales

  • Llamadas internacionales para viajeros de negocios

Preferencias especiales

Al solicitar ofertas especiales, puede brindar a cada huésped una experiencia inolvidable y personalizada. Los traerá de regreso una y otra vez.

6. Hable con un guía local

De los diferentes tipos de clientes que acepta, la mayoría son turistas. Si tiene un guía local, puede agregar información sobre ellos en el correo electrónico.

O también puede proporcionar una guía de destinos para un recorrido por la ciudad. Muchos hoteles escriben sobre recorridos por la ciudad o atracciones locales en sus blogs. Si tiene dicho contenido, proporcione un enlace al mismo en el correo electrónico.

Guia local

7. Hágales saber acerca de los próximos eventos.

Si hay un evento próximo como un concierto, festival o cualquier lugar cerca de su hotel, puede informarles, junto con la confirmación de su reserva.

Incluso puedes asistir a eventos como “Location Partner” y ofrecer alojamiento con descuentos a los asistentes. Es una técnica eficaz de promoción hotelera.

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